G. Estratégica Caracterización

 

 

 

CARACTERIZACIÓN del proceso

Gestión Estratégica

OBJETIVO

Gestionar la Institución Educativa, asegurando el cumplimiento del horizonte institucional y las directrices del SGC, a través del desarrollo del Plan de Mejoramiento Institucional para mejorar la prestación del servicio educativo.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO

●        Apropiación del horizonte institucional en todos los estamentos de la comunidad educativa.

●        Comunicación asertiva para optimizar el clima escolar.

●        Liderazgo y compromiso de los líderes de los procesos.

●        Planeación estratégica acorde a las necesidades institucionales.

ALCANCE

Aplica desde la definición y/o ajuste del horizonte institucional, hasta la evaluación de la gestión educativa. Incluye el mejoramiento continuo y el desarrollo del sistema de gestión de calidad abordando los riesgos y oportunidades del proceso, hasta el mejoramiento del mismo.

PARTICIPANTES

Consejo Directivo

Comité de Calidad

Comité Técnico

Comunidad Educativa

Externos: MEN, Secretaría de Educación Municipal, entidades municipales y partes interesadas. 

LÍDERES

●        Rector (a)

●        Comité de Calidad

PROVEEDORES

Todos los procesos del SGC

MEN

SEMI

Municipio de Itagüí

Comunidad Educativa

ENTRADAS

Resultados de los procesos

Políticas y lineamientos

Plan de Desarrollo Municipal

Contexto de la Institución Educativa

Necesidades y expectativas de las Partes Interesadas

ACTIVIDADES

PLANEAR

HACER

Analizar el contexto de la organización

Determinar las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Definir/actualizar el horizonte institucional

Definir/actualizar las directrices del SGC

Definir el Plan de Mejoramiento Institucional

Definir la planeación del SGC

Identificar los riesgos y oportunidades institucionales

Planificar los cambios de los procesos del SGC

Efectuar autoevaluación institucional

Divulgar lineamientos y resultados institucionales

Ejecutar PMI – POA

Actualizar y articular PEI – SGC

Desarrollar alianzas para la gestión escolar

Dinamizar las instancias del gobierno escolar

Implementar las acciones para abordar riesgos y oportunidades institucionales

 

VERIFICAR

ACTUAR

Efectuar seguimiento a la gestión escolar

Evaluar la eficacia de las acciones implementadas para abordar los riesgos y oportunidades institucionales

Establecer la eficacia del proceso

Mejorar la gestión del proceso

SALIDAS

Directrices del SGC

Plan de Mejoramiento Institucional

Decisiones de la Evaluación de la Gestión

Autoevaluación Institucional

BENEFICIARIOS

Todos los procesos del SGC

Comunidad Educativa

Partes Interesadas

REQUISITOS

LEY

NORMA

INSTITUCIONALES

Constitución Política de Colombia

Ley General de Educación 115 de 1994

Decreto 1075 de 2015

Caracterización del Proceso

Matriz de Riesgos y Oportunidades

Instructivo de Planificación de Cambios

Plan Operativo Anual

Informe de Gestión

ISO 9000:2015

ISO 9001:2015

ISO 19011:2012

Proyecto Educativo Institucional

 

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Caracterización

Autoevaluación institucional

PMI

Matriz de Necesidades y Expectativas de las partes interesadas

Acuerdos de consejo directivo

PEI

Actas de comité de calidad

POA

Instructivo Planificación de Cambios

Mapa de Riesgos y Oportunidades

Rendición de cuentas

Convenios

Acuerdos

Indicadores

Informes de gestión

INDICADORES

Índice de Desarrollo de la Gestión = Sumatoria de cada uno de los resultados de los procesos/Número de procesos. Meta 75%

 

Eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades = Número de acciones eficaces/Total de acciones. Meta 70%  

Resultados autoevaluación institucional=promedio alcanzado por las gestiones anual 75%

RECURSOS

Humanos

Tecnológicos

Físicos

Administrativos

               

 

CONTROL & SEGUIMIENTO

¿Qué?

¿Cómo?

¿Para qué?

Responsable

Contexto institucional

A través del uso de la matriz DOFA autoevaluación institucional y encuesta de clima escolar (seguimiento en el aula y ambiente en el aula) 

Conocer aquello que afecta a la Institución Educativa en su direccionamiento estratégico y el logro de los resultados que se desea obtener.

Rector

Comité de Calidad

Necesidades y expectativas de las partes interesadas

Por medio de la matriz de necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Para prestar un mejor servicio educativo cumplir con los requisitos aplicables.

Rector

Comité de Calidad

Indicadores de gestión

Mediante el uso de fichas de indicadores de gestión.

Asegurar la eficacia en la gestión de los procesos.

Líderes de los procesos

Objetivos de calidad

A través de la ponderación basados en los resultados de los indicadores y el programa de objetivos.

Cumplir con la política de calidad y la eficacia del SGC.

Líderes de los procesos

POA

Por medio de las reuniones semanales en el Comité Técnico.

Dar cumplimiento a las actividades institucionales.

Comité Técnico

PMI

Por medio de reunión semestral con en el Comité Técnico.

Dar cumplimiento a la mejora institucional.

Comité Técnico

Revisión por la Dirección

A través de las acciones de mejora propuestas.

Verificar el cumplimiento de las decisiones tomadas.

Rector

Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Mediante el uso de la matriz de riesgos y oportunidades

Minimizar las situaciones que puedan afectar negativamente la prestación del servicio educativo y optimizar las oportunidades para mejorar la satisfacción de las partes interesadas.

Líderes de los procesos

 

 

 

 

PROPIEDAD DEL USUARIO

Propiedad del usuario

Acceso

Como se salvaguarda

En caso de pérdida que se hace

 

 

 

 

 

DEFINICIONES

Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización.

Alineación:  correlación de los elementos a comparar ejemplo: Misión – Visión – Política de Calidad 

Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad, orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos.  

Comité de calidad: grupo de personas conformado por la alta dirección y los líderes de proceso para desarrollar un SGC.

Contexto de la Organización: combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.

Control de la Calidad: parte de la gestión de la calidad, orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

Creencias: estructuras de pensamiento elaboradas y arraigadas a lo largo del aprendizaje y que constituyen elemento fundamental de la cultura institucional.

Desempeño: resultado medible.

       Direccionamiento Estratégico: actividad directiva encaminada al cumplimiento de la política organizacional y la consecución de los objetivos:

         Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

         Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.

Estrategia: plan para lograr un objetivo a largo plazo o global.

Evaluación institucional: revisión y comparación entre los resultados esperados en todos y cada uno de los procesos con los resultados obtenidos, análisis e identificación de las causas del desvío entre unos y otros para establecer los planes de mejora continua.

Frecuencia: número de veces en el año escolar en que se presentan reportes de un indicador.

Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Gestión de la Calidad: gestión con respecto a la calidad.

Horizonte Institucional: conjunto de fundamentos conformado por misión, visión, principios, valores, creencias que sintetizan el pensamiento educativo del colegio, a partir de su filosofía institucional.

Indicadores: expresiones numéricas que permiten medir, evaluar y comparar en el tiempo, el desempeño de los procesos, productos y/o servicios.

Meta: resultado que se espera alcanzar en el objetivo por medio de indicadores.  Se expresa de manera cuantitativa.

Mejora de la Calidad: parte de la gestión de la calidad, orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Misión: propósito de la existencia de la organización tal como lo expresa la alta dirección. 

Objetivos estratégicos: propósitos de cambio hacia los cuales se enfoca la institución para lograr su desarrollo y el cumplimiento del Direccionamiento Estratégico y del SGC.

Oportunidades: conveniencia para cumplir un objetivo.

Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión actividad.

Período: lapso de tiempo determinado en el que se comparan los resultados obtenidos frente a los resultados esperados

Planificación de la Calidad: parte de gestión de la calidad, orientada a establecer los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para lograr los objetivos de la calidad.

Política: intenciones y dirección de una organización como las expresa formalmente la alta dirección.

Política de Calidad: intenciones globales relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

Principio: verdad o idea que sirve de máxima orientadora de la institución.  Fórmula aceptada por su aplicación general.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Requisito: necesidad y expectativa establecida, generalmente implícita.

Revisión: determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos objetivos establecidos. 

Riesgos: Incertidumbre sobre el resultado de los objetivos.

Sistema: conjunto de elementos interrelacionados o interactúan.

Sistema de Gestión de Calidad: parte de un sistema relacionada la calidad.

Valores: conjunto de criterios básicos establecidos por la institución que guían las acciones en busca de la realización de su misión y definen comportamientos, lenguaje, símbolos y actividades que conforman la cultura institucional.

Visión: aspiración de aquello que una organización querría llegar a ser, tal como lo expresa la alta dirección.

CONDICIONES GENERALES

El personal que labora en la Institución Educativa debe estar apropiado y alineado con los criterios institucionales y las directrices del SGC. 

La entrega oportuna de los requerimientos y compromisos adquiridos.

El equipo humano debe orientar sus acciones conforme al pensamiento basado en riesgos, el enfoque a procesos y el ciclo de la mejora.

El cumplimiento y seguimiento a las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

PROCEDIMIENTO

PHVA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1P

 

 

Analizar el contexto de la organización

 

 

 

 

Comité de Calidad

 

 

 

 

 

La IE analiza las cuestiones internas y externas que le son pertinentes y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos en el SGC, teniendo en cuenta los riesgos y oportunidades inherentes al contexto.

Comprensión de la IE y su Contexto – Autoevaluación institucional

 

 

 

2P

 

 

Determinar las necesidades y expectativas de las partes interesadas

 

 

 

 

 

Comité de Calidad

 

 

 

 

 

 

 

 

La IE determina las necesidades y expectativas de las partes interesadas involucradas en la vida institucional. Para lograrlo, realiza encuesta a las partes interesadas pertinentes, realiza la tabulación de la encuesta y lleva los resultados a la matriz. Las necesidades y expectativas son revisadas y ajustadas periódicamente.

 

Matriz de Necesidades y Expectativas de las partes interesadas

3P

 

 

 

 

Definir/actualizar el Horizonte Institucional

Comité de Calidad

Para la definición o actualización del horizonte, la Institución debe apoyarse en el contexto institucional, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, el diagnóstico interno y políticas del MEN y el Municipio.

El horizonte institucional se revisa en el momento que se requiera, a razón de: la terminación de la vigencia de la visión actual, se establecen nuevos lineamientos institucionales, se definen nuevas políticas externas, se presentan nuevas necesidades de la comunidad, entre otras.

El horizonte institucional se presenta ante el Consejo Directivo para su aprobación.

Horizonte Institucional

Acuerdo Consejo Directivo

PEI

4P

Definir/actualizar las Directrices del SGC

Comité de Calidad

A partir del horizonte institucional y las necesidades y expectativas de las partes interesadas, se definen o actualizan las directrices del SGC, las cuales están conformadas por:

Política de Calidad

Objetivos de Calidad

Alcance del SGC

Mapa de Procesos

Caracterización por Procesos

El Comité de Calidad define/actualiza las directrices y las aprueba bajo acta; posteriormente son presentadas al Consejo Directivo para su aval.

Directrices del SGC

Acuerdo Consejo Directivo

Acta de Comité de Calidad

5P

Autoevaluación y Plan de Mejoramiento Institucional (PMI)

Comité de Calidad

El Plan de Mejoramiento Institucional se define, revisa y actualiza periódicamente partiendo de los resultados de la autoevaluación institucional anual, el cual contiene las áreas de gestión, objetivos, metas, indicadores y definición de actividades para su consecución.

La formulación del plan se realiza a través del formato Plan de Mejoramiento Institucional, definido por la Secretaría de Educación y se presenta ante el Consejo Directivo, para su aprobación y adopción.

Autoevaluación institucional

 

Plan de Mejoramiento Institucional

 

Acta del Consejo Directivo

6P

Definir Planeación del SGC

Líderes de procesos

Al inicio del año lectivo, se identifican las actividades de cada proceso y se programan para asegurar su ejecución durante el año y efectuar el seguimiento correspondiente. Se presentan ante el Comité de Calidad y se unifican en el Plan Operativo Anual, dándose  a conocer a la Comunidad Educativa aquellas actividades que requieran de su participación teniendo en cuenta los medios definidos desde la matriz de comunicaciones.

POA

7P

 

 

 

 

Planificar los cambios de los procesos del SGC

 

 

 

Líderes de procesos

 

 

 

 

Cuando la IE requiera implementar cambios en el SGC; estos cambios deben realizarse de manera planificada, para lo cual se sirve del instructivo de planificación de cambios.

Instructivo Planificación de Cambios

 

 

8P

Identificar los posibles y riesgos y oportunidades institucionales

Líderes de procesos

La IE identifica los posibles riesgos y oportunidades inherentes a la prestación del servicio educativo teniendo en cuenta la comprensión de la IE y su contexto, además de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Mapa de Riesgos y Oportunidades

9H

Efectuar Autoevaluación Institucional

Rector(a)

Finalizando el año lectivo y con la participación de los diferentes actores educativos, se efectúa la Autoevaluación Institucional con base en los lineamientos dados por la guía 34 del MEN y la guía del índice de inclusión   para conocer las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de mejoramiento que lleven a establecer la construcción del plan de mejoramiento.

Autoevaluación institucional

10H

Divulgar Lineamientos y Resultados Institucionales

Rector(a)

Haciendo uso de los canales de comunicación institucionales, se da a conocer a la Comunidad Educativa, en las instancias correspondientes, la información relacionada con lineamientos y resultados institucionales.

Rendición de cuentas

11H

Ejecutar PMI-POA

Rector (a)

Líderes de Proceso

Se ejecutan las actividades definidas en el PMI y el POA, procurando la oportunidad en el desarrollo de las mismas y generando las evidencias correspondientes.

La ejecución del PMI responde al desarrollo de las actividades propuestas.

La ejecución del POA responde a las actividades operativas de los procesos institucionales y la prestación del servicio educativo.

PMI

POA

12H

 

 

 

 

 

 

 

Actualizar y articular P.E.I-S.G.C

 

 

 

 

 

 

 

Comité de Calidad

 

 

 

 

 

 

 

Entendiendo que el SGC es la herramienta administrativa a través de la cual se da la prestación del servicio, a la luz de la propuesta educativa definida en el PEI, es necesario lograr la articulación entre el proyecto educativo y los procesos institucionales. De tal forma que dicho PEI se dinamice a través del SGC.

Finalizando cada año lectivo o cuando se requiera, se reúne el Comité de Calidad para establecer dicha articulación y efectuar los ajustes requeridos. De tal forma que el PEI se describa desde la ejecución de los procesos institucionales.

PEI

 

 

 

 

 

 

 

13H

Desarrollar Alianzas para la Gestión Escolar

 

Rector(a)

 

Permanentemente el/la Rector(a) identifica oportunidades para el desarrollo de actividades pedagógicas y el fortalecimiento en la prestación del servicio, que se materialicen en convenios o alianzas interinstitucionales, buscando la mayor participación de la Comunidad Educativa. Así mismo, se apoyará de los convenios que se formalicen desde la Secretaría de Educación u otros entes oficiales.

Convenios

14H

Dinamizar las Instancias del Gobierno Escolar

Rector(a)

Al inicio del año lectivo, se hace la instalación de las diferentes instancias del gobierno escolar y se deja consignada su conformación en las actas correspondientes. Además, se debe asegurar la dinamización de las instancias de participación de la Comunidad Educativa.

Para el establecimiento y conformación del gobierno escolar, se tiene en cuenta lo establecido en el Decreto Reglamentario 1860/94, capítulo IV y el Manual de Convivencia.

A través del POA se hace seguimiento a la participación de las diferentes instancias, desde las reuniones y actividades programadas en cada una de ellas.

Actas o acuerdos de conformación de cada ente del Gobierno Escolar

15H

Implementar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades institucionales

Líderes de procesos

Los líderes de procesos implementan las acciones para abordar los riesgos y oportunidades institucionales conforme al análisis realizado en el mapa de riesgos y oportunidades.

Mapa de Riesgos y Oportunidades

16V

Efectuar seguimiento a la Gestión Escolar (PMI - SGC).

Rector(a)/

Comité de Calidad

Para asegurar el cumplimiento del POA y la obtención de los resultados planificados, en reunión de Comité de Calidad al final cada semestre, se hace seguimiento a la ejecución de actividades descritas en el POA, tanto aquellas definidas en el Plan de Mejoramiento, como las actividades de procesos. Según la frecuencia de la medición de los indicadores, el líder de cada proceso reporta al Rector(a) el resultado de la medición y análisis del indicador. De acuerdo a las necesidades institucionales se realiza la consolidación de los resultados, el análisis y la propuesta de mejora de todos los procesos.

Acta Comité de Calidad

 

Indicadores de Gestión

 

PMI

 

POA

17V

Evaluar la eficacia de las acciones implementadas para abordar los riesgos y las oportunidades institucionales

Rector (a)

Comité de Calidad

El comité de calidad evalúa la eficacia de las acciones implementadas para abordar los riesgos y oportunidades institucionales teniendo en cuenta el tratamiento y el plan de acción de las mismas.

Acta de Comité de Calidad

Mapa de Riesgos y Oportunidades

18V

 

Establecer la eficacia del SGC

Líder del Proceso

 

La eficacia del SGC está dada a partir de los resultados alcanzados en cada uno de los procesos y los objetivos de calidad. para ello los líderes de procesos presentan semestralmente los informes de gestión y  la medición de los indicadores establecidos para determinar la eficacia de los procesos. Los líderes de procesos se reúnen con el equipo de la gestión estratégica para revisar el desempeño de los mismos.

Informe de gestión

 

Indicadores de Gestión

Revisión por la Dirección

19A

Mejorar la gestión del proceso

Líder del Proceso

La Institución Educativa genera las oportunidades de mejora a implementar, teniendo en cuenta los requisitos para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas; corrigiendo, previniendo o reduciendo los efectos no deseados y mejorando el desempeño y la eficacia del SGC a través de acciones de mejora, acciones correctivas y correctivos.

Acciones de Mejoramiento

 

 

 

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

IDENTIFICACIÓN

RESPONSABLE ARCHIVO

FORMA DE ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE RETENCIÓN DE REGISTRO

FORMA DE RECUPERACIÓN RUTA DE CONSULTA

DISPOSICIÓN FINAL

NOMBRE

CÓDIGO

Caracterización

GE-CP-01

Líder gestión estratégica

Virtual

indefinido

Google drive/gestión estratégica/carpeta documentos/caracterización.

 

Autoevaluación institucional

GE-MZ-01

Líder gestión estratégica

Virtual

Un año

Google drive/gestión estratégica/carpeta de autoevaluación institucional y PMI por año

Se conserva copia de seguridad

PMI

N.A.

Líder gestión estratégica

Virtual

Un año

Google drive/gestión estratégica/carpeta de autoevaluación institucional y PMI por año

Se conserva copia de seguridad última versión

Matriz de Necesidades y Expectativas de las partes interesadas

GE-MZ-02

Líder gestión estratégica

Virtual

Un año

Google drive/gestión estratégica/carpeta matriz de necesidades y expectativas

Se conserva copia de seguridad última versión

Matriz de Riesgos y Oportunidades

GE-MZ-03

Líder gestión estratégica

Virtual

Un año

Google drive/gestión estratégica/carpeta matriz de riesgos y oportunidades

Se conserva copia de seguridad última versión

Instructivo Planificación de Cambios

GE-IN-01

Líder gestión estratégica

Virtual

indefinido

Google drive/gestión estratégica/carpeta documentos/archivo  Instructivo Planificación de Cambios

Se conserva copia de seguridad última versión

POA

GE-FR-01

Líder gestión estratégica

Virtual

Un año

Google drive/gestión estratégica/carpeta POA por año

Se conserva copia de seguridad última versión

PEI

GE-FR-07

Líder gestión estratégica

Virtual

indefinido

Google drive/gestión estratégica/carpeta PEI por año

Se conserva copia de seguridad última versión

Informes de gestión

GE-FR-04

Líderes de proceso

Virtual

Un año

Google drive/gestión estratégica/carpeta informes de gestión.

Se conserva copia de seguridad última versión por el periodo de la visión.

Actas de comité de calidad

GA-FR-01

Líder documentación

Virtual

indefinido

Google drive/carpeta actas de calidad por fechas.

Se conserva copia de seguridad

Indicadores

GE-FR-09

Líderes de proceso

Virtual

Por periodo de la visión

Google drive/gestión estratégica/carpeta indicadores

Se conserva copia de seguridad última versión por el periodo de la visión

Acuerdos de consejo directivo

GE-FR-10

Secretarias

físicos

indefinido

Oficina de Secretaría/ Libros de actas/escritorio secretaria.

Se conserva en archivo inactivo

Rendición de cuentas

 

Líder gestión estratégica

Virtual

Físico

indefinido

Equipo del rector/carpeta rendición de cuentas

Oficina de Secretaría/carpeta rendición de cuentas

Se conserva en archivo inactivo

Convenios

 

Líder gestión estratégica

Virtual

 

1 año

Equipo del rector/carpeta convenios

Oficina de Secretaría/carpeta  convenios

Se conserva en archivo inactivo

Actas gobierno escolar

 

Docentes responsables del proyecto de democracia

Virtual

físico

indefinido

Google drive/gestión estratégica/carpeta gobierno escolar.

Escritorio docentes responsable del proyecto de democracia

Se conserva en archivo inactivo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Descripción

Fecha

01

Creación del documento.

30/05/2017

 

01

Actualización de procesos, ajuste de formatos y definición de condiciones de almacenamiento

28/08/2018

                 



Elaborado por:

Luis Fernando Rodríguez V.

Revisado y aprobado por:

Lina María Blandón D.

Fecha elaboración:

30/05/17

Archivo

Drive de calidad/Gestión Estratégica/ Documentos

Cargo:

Rector

Cargo:

Líder de Documentación.

Fecha aprobación:

31/05/17

 

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